Page Header

Careers

Patient Services Representative (Hamilton Co./Chattanooga) 

Description

PATIENT SERVICES REPRESENTATIVE 

Locations: (Hamilton Co./Chattanooga) 

Cherokee Health Systems has an openings to be filled for Full Time Patient Service Representative/Medical Receptionist at our Center City Knoxville location.

Full Time (40hrs week)

Mon-Fri   8-5

SUMMARY

Our Patient Service Rep/Medical Receptionist provides support with the daily activities of a medical office in order to provide the best in patient care.  This will include greeting patients, utilizing practice management system to check patients in and out, processing telephone calls, appointment scheduling, and registration utilizing a team based model. 

RESPONSIBILITIES

  1. Primary responsibility is to assist patients in accessing care.
  2. Greets patients in a friendly, courteous and professional manner.
  3. Checks in patients utilizing practice management (EPM) system, ensuring we follow thru and complete autoflow process and all prompts within
    1. Update all patient demographics including address, phone and contact information including required UDS demographics and update Primary Care Provider assignment if applicable.
    2. Obtains insurance card and ensures scanned into EPM, verifies insurance eligibility utilizing RTS or other available forms of insurance verification.   Identify copay/deductible and updates required feeds in the appropriate are of EPM.
    3. Verifies income to check for qualification of the sliding fee discount, BHSN and other financial programs and provide assistance for enrollment.  Primary Care Provider assignment; co-pays/deductibles and enters this information into the computer.
    4. Collects copay and/or payment towards patient balance and apply towards patient account
    5. Answers patients’ questions regarding statements and insurance coverage.
    6. Assess and identify patient’s need to be enrolled in Patient Portal and provide support and assistance to enroll
    7. Assists with completion of new patient paperwork and any other required paperwork for specific visit
  4. Answers phones and assess and triage patient needs and direct appropriately utilizing tasking thru E HR when appropriate
  5. Performs scheduling and/or rescheduling of appointments as needed
  6. Checks out patients utilizing practice management (EPM) system, ensuring we follow thru and complete autoflow process and all prompts within
    1. Schedule appropriate follow up appointments or entering within our Recall system
    2. Generate School/Work or excuses, electronically faxing when appropriate.
    3. Collects copay and/or payment towards patient balance and apply towards patient account
  7. Advise patients of pertinent clinic programs for which they apply.
  8. Provides patients information regarding social service agencies.
  9. Processes/Distributes Daily Mail as assigned
  10. Other duties as assigned.

QUALIFICATIONS

Education/Experience:

High School Diploma required; medical office experience preferred; customer service experience required

Knowledge, Skills, Abilities:

Ability to communicate verbally and non-verbally with patients, coworkers and members of management. Excellent professional customer service skills are required. Knowledge of Word Processing software and Electronic Medical Records software. Knowledge of common policies and procedures needed to perform the job, including all office functions.

Physical Demands:

The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions. The position requires mobility. While performing the duties of this job, the employee is regularly required to use hands to fingers, handle, feel, talk, and hear. The employee is regularly required to walk, sit, stand, kneel, stoop communicate, reach and manipulate objects. The employee must lift and/or move materials up to 10 pounds on regular basis; lift and/or move up to 50 pounds on an occasional. Specific vision abilities required by this job include close vision, distance vision, and ability to adjust focus. Manual dexterity and coordination are required while operating equipment such as computer keyboard, calculator, and standard office equipment.

Working conditions:

The work environment characteristic described here are representative of those an employee encounters while performing the essential job functions of this job. Usual office working conditions: noise level in the work area is typical of most office environments with telephones, personal interruptions, background noises.

Cherokee Health Systems provides equal employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, age, disability, gender identity, sexual orientation, or genetics.

keywords: medical receptionist; bilingual; customer service

RESUMEN

Ayuda con las actividades diarias de una oficina médica para proveer el mejor cuidado a los pacientes. Esto incluye dar la bienvenida a los pacientes, usar el sistema de gestión de prácticas para registrar pacientes tanto de entrada como de salida, procesar llamadas telefónicas, citas, horarios y registros en un modelo basado en trabajo en equipo.

RESPONSABILIDADES

  1. La responsabilidad principal es asistir a los pacientes para que tengan acceso a los servicios de salud.

  2. Saluda a los pacientes de una manera amigable, cortés y profesional.

  3. Registra la entrada de los pacientes en el sistema de gestión de prácticas (EPM), asegurándose de que se siga y se complete el proceso de autoflujo y todos los avisos del sistema.

    1. Actualiza todos los datos demográficos del paciente como la dirección, el número de teléfono y la información de contacto, incluyendo los datos demográficos que UDS requiere, también actualiza la asignación de un proveedor de cabecera si procede.

    2. Solicita la tarjeta de seguro médico y se asegura de que se escanee en el sistema EPM, verifica la elegibilidad del seguro médico usando software o cualquier otra manera disponible para verificarlo. Identifica el copago/monto deducible y actualiza los archivos necesarios de manera apropiada en el sistema EPM.

    3. Verifica el ingreso monetario para verificar si el paciente califica para la escala de descuento, para la red de seguridad de salud del comportamiento (BHSN) o para algún otro programa de ayuda económica y proporciona ayuda para la inscripción. Asigna proveedores de cabecera, copagos/monto deducible y registra esta información en la computadora.

    4. Recolecta copagos y/o pagos para deducir de la deuda del paciente y los actualiza en la cuenta del paciente.

    5. Responde las preguntas de los pacientes en cuanto a estados de cuenta y cobertura de los seguros médicos.

    6. Evalúa e identifica las necesidades de los pacientes para enlistarse en el Portal de pacientes y ayuda y asiste al paciente en el proceso de inscripción en el portal.

    7. Ayuda al paciente a completar el papeleo de paciente nuevo y cualquier otro trámite necesario para la visita específica.

  4. Atiende los teléfonos, evalúa y clasifica las necesidades del paciente y lo dirige apropiadamente usando la función de asignaciones (tasking) a través del sistema EHR cuando sea apropiado.

  5. Hace o reprograma citas cuando sea necesario.

  6. Registra la salida de los pacientes usando el sistema de gestión de prácticas (EPM), asegurándose de que se siga y se complete el proceso de autoflujo y todos los avisos del sistema.

    1. Programa las citas de seguimiento cuando sea apropiado o pone al paciente en la lista de llamadas.

    2. Genera justificativos para trabajos o para la escuela, mandándolos electrónicamente por fax cuando sea apropiado.

    3. Recolecta copagos y/o pagos para deducir de la deuda del paciente y los actualiza en la cuenta del paciente.

  7. Aconseja a los pacientes en cuanto a programas clínicos pertinentes en los que podrían inscribirse.

  8. Proporciona información al paciente acerca agencias de servicios sociales.

  9. Procesa y distribuye el correo diariamente como se le asigne.

  10. Otras obligaciones que se le asignen

REQUISITOS

Educación y experiencia:

Se prefiere diploma de educación secundaria o su equivalente; se prefiere certificado de un año de universidad o de un programa de entrenamiento técnico para procedimientos médicos de oficina; o de tres a seis meses de experiencia y/o entrenamiento relacionados con el área; o una combinación equivalente de educación y experiencia

Conocimientos, habilidades y capacidades:

Es necesario tener la capacidad para comunicarse verbal y no verbalmente con los pacientes, compañeros de trabajo y miembros de la gerencia. Se requieren excelentes habilidades profesionales de servicio al cliente; conocimiento del programa Word Processing y del software Electronic Medical Records; conocimiento de las políticas y procedimientos más comunes necesarios para realizar el trabajo, incluyendo funciones generales de la oficina.

Exigencias físicas:

Las exigencias físicas aquí descritas son representativas de las exigencias que todos los empleados deben cumplir para completar sus funciones laborales de manera exitosa.  Se pueden implantar adaptaciones razonables para permitir que individuos con discapacidades realicen las funciones esenciales. Este puesto de trabajo requiere movilidad. Mientras esté trabajando, el empleado deberá frecuentemente usar las manos, dedos, agarrar o palpar cosas, hablar y escuchar. Frecuentemente, será necesario que el empleado se pare, se siente, camine, se arrodille, se agache, se comunique, alcance y manipule objetos. Frecuentemente, el empleado debe levantar o mover materiales de hasta 10 libras, y ocasionalmente deberá levantar y mover hasta 50 libras. Este trabajo requiere exigencias visuales específicas como poder ver de cerca, de lejos y poder enfocar. Destreza manual y coordinación son necesarias para poder manejar equipos como la computadora, el teclado, calculadoras y equipos estándares de oficina.

Apply Now